TUTANAK NASIL TUTULUR?
Haziran 14, 2024 - Okuma süresi: 5 dakika
TUTANAK:
Tanım ve İşlev:
Tutanak, belirli bir olayı veya toplantıyı belgelemek amacıyla hazırlanan resmi bir kayıt niteliğindedir. Olayın veya toplantının ne zaman, nerede ve nasıl gerçekleştiği, kimlerin katıldığı, nelerin konuşulduğu ve hangi kararların alındığı gibi bilgileri içerir. Tutanaklar, gelecekte yaşanabilecek anlaşmazlıkları önlemek ve resmi bir kanıt olarak kullanılmak üzere büyük önem taşır.
Tutanak Türleri:
Tutanaklar genel olarak iki ana gruba ayrılır:
- Olay Tutanakları: Bir olayın (kaza, yangın, iş kazası vb.) ayrıntılarını, tanık ifadelerini ve olay yerindeki bulguları içerir.
- Toplantı Tutanakları: Bir toplantıda (kurul, komisyon, meclis vb.) görüşülen konuları, yapılan tartışmaları ve alınan kararları kayda geçirir.
Bunların yanı sıra, tutanağın içeriğine göre farklı isimlerle de anılabilirler. Örneğin, araştırma tutanağı, duruşma tutanağı, tespit tutanağı, teslim tutanağı gibi.
Tutanak Hazırlama Kuralları:
- Yazım Şekli: Tutanaklar genellikle çizgisiz beyaz kağıt üzerine bilgisayar, daktilo veya okunaklı bir el yazısı ile yazılır.
- Düzeltme: Yanlış yazılan ifadeler tek çizgiyle çizilir ve düzeltme paraflanır. Silme, kazıma veya sonradan ekleme yapılmaz.
- Sayfa Düzeni: Birden fazla sayfa kullanıldığında her sayfa numaralandırılır ve paraflanır.
- Nüsha ve İmzalar: Birden fazla nüsha düzenlendiğinde her nüshada ıslak imza bulunmalıdır.
- İçerik: Tutanakta yer alan bilgiler açık, anlaşılır ve nesnel olmalıdır. Kişisel yorumlara yer verilmemelidir.
- Katılımcılar ve Şahitler: Tutanağa katılanların ve varsa şahitlerin isimleri, unvanları ve imzaları açıkça belirtilmelidir.
Tutanakta Yer Alan Bilgiler:
Tutanaklar genellikle şu bölümlerden oluşur:
- Başlık: Tutanak türünü belirten başlık (örn. “Kaza Tespit Tutanağı”).
- Giriş: Toplantının veya olayın yeri, tarihi, saati ve katılımcıları hakkında bilgiler.
- Gelişme: Toplantıda görüşülen konular veya olayın oluş sırasına göre ayrıntılı anlatımı.
- Sonuç: Toplantıda alınan kararlar veya olayın sonuçları.
- Tarih ve Saat: Tutanak tamamlandıktan sonra tarih ve saat bilgisi eklenir.
- İmzalar: Tutanak, tutanak düzenleyenler ve katılımcılar (toplantı tutanakları için) veya şahitler (olay tutanakları için) tarafından imzalanır.
Tutanakların Önemi:
Tutanaklar, resmi belgeler olarak kabul edilir ve hukuki açıdan büyük öneme sahiptir. Bir anlaşmazlık durumunda kanıt olarak kullanılabilirler. Ayrıca, toplantı veya olayların takip edilmesi, değerlendirilmesi ve gelecekteki planlamalar için önemli bir kaynak oluştururlar.
Yorumlar
Tutanak, herhangi bir olayı, durumu, toplantıyı veya konuşmayı kayıt altına almak ve ileride delil niteliği taşıması amacıyla, olaya tanıklık eden veya toplantıya katılan en az iki kişi tarafından imzalanan resmi veya yarı resmi bir belgedir. Hukuki ve idari süreçlerde büyük bir öneme sahip olan tutanakların doğru ve eksiksiz bir şekilde hazırlanması, yaşanabilecek anlaşmazlıkların önüne geçilmesi açısından hayati önem taşır. Bir tutanağın geçerli sayılabilmesi için hem içerik hem de biçim açısından belirli kurallara uyması gerekir.
Bir tutanak yazılırken dikkat edilmesi gereken temel unsurlar şunlardır:
### 1. Başlık
Her tutanağın bir başlığı olmalıdır. Sayfanın en üstüne, ortalanacak şekilde ve tamamı büyük harflerle "TUTANAK" yazılır. Başlığın altında, tutanağın konusunu özetleyen kısa bir ifadeye yer verilebilir (Örn: "Hasar Tespit Tutanağı", "Toplantı Tutanağı").
### 2. Giriş Bölümü
Bu bölümde, tutanağın neden ve kimler tarafından düzenlendiği açıkça belirtilir. Giriş cümlesi genellikle olayı, yeri, tarihi ve saati içerir. Örneğin, "20.10.2023 tarihinde, saat 14:30'da, XYZ Şirketi'nin merkez ofisindeki toplantı salonunda, aşağıda isim ve unvanları belirtilen kişilerin katılımıyla..." gibi bir ifadeyle başlanabilir. Bu bölümde mutlaka bulunması gereken bilgiler şunlardır:
* Olayın veya toplantının konusu: Tutanağın ne hakkında olduğu.
* Yer: Olayın gerçekleştiği veya toplantının yapıldığı adres.
* Tarih ve Saat: Belgenin düzenlendiği gün ve saat net bir şekilde yazılmalıdır.
* Hazır Bulunanlar: Tutanak düzenlenirken orada bulunan kişilerin adları, soyadları ve varsa unvanları eksiksiz bir şekilde listelenir.
### 3. Gelişme (Olayın Anlatımı) Bölümü
Tutanağın en önemli ve en detaylı kısmıdır. Bu bölümde olaylar, konuşmalar veya tespitler kronolojik bir sıra ile aktarılır. Dil ve üslup burada kritik bir rol oynar:
* Nesnel Bir Dil Kullanımı: Tutanak, kişisel yorum, duygu veya varsayım içermemelidir. Yazar, sadece gördüklerini, duyduklarını ve tespit ettiklerini olduğu gibi, tarafsız bir şekilde aktarmalıdır. "Bence", "sanırım", "tahminimce" gibi ifadelerden kesinlikle kaçınılmalıdır.
* Açık ve Sade Anlatım: Cümleler kısa, net ve anlaşılır olmalıdır. Herkesin anlayabileceği, tereddüde yer bırakmayan bir dil kullanılmalıdır.
* Geçmiş Zaman Kipi: Olaylar anlatılırken genellikle -di'li geçmiş zaman kipi kullanılır ("görüldü", "tespit edildi", "ifade etti").
* Detaylar: Olaya karışan kişilerin kimlik bilgileri, olayın gelişimindeki önemli anlar, söylenen sözler (mümkünse tırnak içinde) ve maddi deliller (varsa) ayrıntılı olarak yazılmalıdır.
Eğer bir toplantı tutanağı ise bu bölümde gündem maddeleri, yapılan konuşmalar, sunumlar ve en önemlisi alınan kararlar net bir şekilde belirtilir.
### 4. Sonuç Bölümü
Olayın anlatımı bittikten sonra, tutanağın tamamlandığını belirten bir kapanış cümlesi eklenir. Genellikle "İşbu tutanak, tarafımızca birlikte okunarak imza altına alınmıştır." gibi standart bir ifade kullanılır. Bu cümle, tutanağı imzalayan herkesin içeriği okuyup onayladığını teyit eder. Tutanağın bitiş saati de bu bölüme eklenebilir.
### 5. Tarih ve İmzalar
Tutanağın en altında, sağ tarafa belgenin düzenlendiği tarih yeniden yazılır. Altına ise tutanağı düzenleyen ve imzalayan kişilerin bilgileri gelir. Her bir kişi için Adı Soyadı, Unvanı ve en önemlisi ıslak imzası için ayrılmış bir bölüm olmalıdır. İmza bölümü, tutanağa hukuki geçerlilik kazandıran en temel unsurdur. İmzasız bir tutanak, nottan öteye geçemez ve delil olarak kabul edilmez.
Özetle, tutanak yazımı ciddiyet ve özen gerektiren bir süreçtir. Belgenin tarafsızlığı, açıklığı ve eksiksizliği, onun güvenilirliğini ve yasal geçerliliğini doğrudan etkiler. Bu nedenle, yazım ve noktalama kurallarına dikkat etmek, olayları doğru bir sırayla aktarmak ve tüm katılımcıların imzalarını almak, usulüne uygun bir tutanak hazırlamanın temel şartlarıdır.
Yorum Bırak